„Człowiek za burtą!” – czyli o offboarding’u słów kilka…

Zmiany, zmiany, zmiany… I ten nagłówek, który widzicie. Czytacie, oglądacie wiadomości. Słyszycie w radiu, jadąc autem do pracy. Zmiany są nieodłącznym elementem naszego życia. Dlatego właśnie HR musi być elastyczny. Spójrzmy chociażby na to, co dzieje się, gdy pracownik odchodzi z firmy. Onboarding – TOP 4 HR-owych zagadnień, wartości. Mnie osobiście brakuje jeszcze jednego elementu układanki. Offboarding’u.

Czym jest offboarding? Najogólniej – jest to zbiór wszystkich czynności, które pojawiają się w firmie i są wykonywane w chwili odejścia pracownika. Mamy w tym momencie do czynienia ze zmianą. Zmianą, która zachodzi w organizacji. Ktoś przychodzi, inna osoba odchodzi. Następuje przekazanie obowiązków, projektów, stanowiska. Rozpoczynamy pracę z nowym pracownikiem, wdrażamy go, przekazujemy zakres obowiązków, podpisujemy umowy i inne dokumenty, przekazujemy narzędzia do pracy, etc.

Zauważyliście? Wspomniałem o pracowniku, który odchodzi z firmy i nagle skupiłem uwagę na zmianie, wprowadzeniu nowej osoby, wdrożeniu jej w system pracy. A co stało się z tą osobą, która odeszła? No właśnie, chciałem pokazać Wam, że często czemuś, co się kończy, co przemija, nie poświęcamy należytej uwagi. Skupiamy się tylko na najważniejszych z punktu widzenia firmy kwestiach, na tym co jest przed nami. Natomiast to, co przemija – niech minie jak najszybciej, żebyśmy mieli to z głowy. Bezsprzecznie jest to jeden z obszarów, który wymaga pracy, poprawy i wypracowania brakujących, czy bagatelizowanych zachowań.

Spojrzenie na offboarding

W offboarding’u powinniśmy wziąć pod uwagę trzy perspektywy i każdej z nich poświęcić należycie dużo czasu i uwagi. Po pierwsze, firma. Ponieważ zależy nam na zachowaniu ciągłości pracy, braku zakłóceń w funkcjonowaniu procesów, należy opracować strategię sprawnego domknięcia projektów lub ich płynnego przekazania następcy. Po drugie, onboarding. Zjawisko naturalnie następujące po offboarding’u. Mamy tu do czynienia z perspektywą nowej jednostki pracowniczej w szeregach firmy i obecnych pracowników. Chcemy szybko i skutecznie wdrożyć pracownika w jego nowe obowiązki i zakończyć kolejny dzień pracy z przekonaniem, że przed nami przynajmniej kilka miesięcy względnego spokoju od zmian. Trzecia perspektywa… Tu trop się urywa. Dlaczego? Ponieważ to sytuacja widziana oczyma tej osoby, której już nie ma na pokładzie statku zwanego firmą. Człowiek za burtą.

Człowiek, który przyszedł do pracy, został poproszony na stronę przez współpracownika, który został z kolei obciążony wręczeniem koledze wypowiedzenia. W imieniu bezpośrednich przełożonych, nieobecnych tego dnia w biurze, poprosił o zdanie służbowego sprzętu, przekazanie kontaktów i… droga wolna. Dziwne? To historia z życia wzięta. Pomijając kwestie komunikacji, procedur, czy należytego zachowania się w tej sytuacji – offboarding leży na obydwu łopatkach.

Konkluzja

Takie przykłady można by mnożyć. Nie o to chodzi. Bez wątpienia także nie o to, żeby każdemu zgotować królewskie pożegnanie, utworzyć szpaler, wręczyć pożegnalny upominek – choć na pewno byłoby to bardzo miłe i wzruszające. Chodzi o to, żeby proces offboarding’u nie ograniczał się jedynie do zdania służbowego sprzętu, przekazania kontaktów, domknięcia projektów i umycia kubka po kawie. Chodzi o to, żeby ten proces dał odchodzącemu pracownikowi poczucie, że był kimś ważnym, niezależnie od tego na jakim stanowisku i jak długo z nami pracował. Był częścią zespołu. Co w rezultacie wypadałoby zrobić?

Zacznijmy od poinformowania odpowiednich stron o decyzji związanej z zakończeniem współpracy. Ze względu na trwające zadania, projekty, poinformujmy zespół i zróbmy to odpowiednio wcześnie. Ważne, żeby zrobił to przełożony. Prawdopodobnie pracownik, który odchodzi, nie będzie w stanie dokończyć swoich projektów, dlatego powinniśmy wyznaczyć następcę lub następców – osoby, które przejmą projekty. Kolejny krok to wspomniane wcześniej zdanie sprzętu. Bezsprzecznie powinno się również zadbać o zmianę haseł, uprawnień dostępu do danych. Na pewno istotną kwestią są rozliczenia za wykonywaną pracę, odbiór urlopu, wypłata ekwiwalentów, rozliczenie dodatkowych benefitów, etc. Niewątpliwie powinniśmy znaleźć czas na rozmowę z pracownikiem. Podsumujmy w niej dotychczasowy okres pracy, wzloty, upadki, sukcesy, porażki. Zbierzmy to w całość i powiedzmy sobie o tym wzajemnie. Wzajemnie. Nie zapominajmy, że my też mogliśmy popełnić błędy. Tzw. exit interview pozwoli przekazać obu stronom swoje uwagi i spostrzeżenia. Oczywiście, jeżeli uznamy to za właściwe/ konieczne, możemy zorganizować pożegnanie pracownika.

Reasumując, nie ograniczajmy offboarding’u do zdania służbowego sprzętu, wydania dokumentów i uściśnięcia dłoni. Poświęćmy człowiekowi, który pracował na naszym „okręcie” odrobinę uwagi, czasu, ponieważ włożył swój wysiłek w to, żebyśmy dalej płynęli. Podczas gdy on, szykuje się do opuszczenia pokładu, przygotujmy dla niego szalupę, a nie tylko zbędne nam koło ratunkowe.

Śledźcie nas! 😉